PRÉAMBULE
La politique de confidentialité sur la protection des renseignements personnels de l’Ordre de géologues du Québec (OGQ) se veut un engagement à l’égard de la protection des renseignements personnels. Elle a pour but de vous informer de la façon dont l’OGQ gère les renseignements personnels qu’il détient, notamment ceux du public, des géologues, des membres du personnel et des membres du Conseil d’administration.
En effet, l’OGQ a l’obligation de protéger les renseignements personnels qu’il a sous son contrôle. Le Code des professions prévoit, à son article 108.1, l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels en ce qui concerne les documents détenus dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession.
L’article 108.2 du Code des professions, pour sa part, prévoit l’application de la Loi sur les renseignements personnels dans le secteur privé auxdits ordres, pour les renseignements personnels détenus pour des fins autres que celle du contrôle de l’exercice de la profession.
OBJECTIF
Définir les obligations de l’Ordre concernant la protection des renseignements personnels et libeller le contenu de la politique à mettre sur le site Internet de l’Ordre et sur son portail.PORTÉE
La politique s’applique à toute personne qui visite notre site Internet et utilise les différents services qui y sont présentés ou interagit avec nous par le biais de celui-ci ou de tout autre moyen technologique.ÉNONCÉ DE POLITIQUE
L’Ordre des géologues du Québec (ci-après « Ordre », « Nous ») reconnaît l’importance d’assurer la protection des renseignements personnels qu’il recueille via son site Internet ou par tout autre moyen technologique. À ce titre, l’Ordre est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient ou qu’il confie, le cas échéant, à un tiers. Par « renseignements personnels », il convient d’entendre tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou non, de l’identifier. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse, votre courriel ou votre numéro de téléphone au travail. La présente Politique de confidentialité s’applique à toute personne qui visite notre site Internet et utilise les différents services qui y sont présentés ou interagit avec nous par le biais de celui-ci ou de tout autre moyen technologique Elle fait état de la manière dont l’Ordre protège vos renseignements personnels et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en la matière au Québec, à savoir :- Code des professions (RLRQ, c. C-26);
- Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels lorsque les renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) sont détenus dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession;
- Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque les renseignements personnels sont détenus dans le cadre de ses autres fonctions et activités.
3.1 Renseignements personnels que nous recueillons
Dans le cadre de nos interactions avec vous, l’Ordre doit recueillir certains renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels que nous recueillons sont nécessaires afin de vous offrir les services demandés. Ces renseignements varient en fonction des personnes auprès de qui ils sont recueillis :Auprès des candidats à la profession et des membres inscrits au Tableau de l’Ordre : nom, adresses personnelle et professionnelle, courriels personnel et professionnel, numéro de téléphone, date de naissance, pièce d’identité, numéro de membre, évaluation de stage, renseignements liés à la formation continue, numéro de carte de crédit afin de procéder au paiement de votre demande d’inscription, photographie, dossier judiciaire, bulletin scolaire, diplôme, formulaire d’autoévaluation et documents d’analyse d’équivalence de formation.
Auprès des candidats à un emploi auprès de l’Ordre : nom, coordonnées et curriculum vitae.
Auprès des visiteurs de notre site Web : nom, coordonnées qui nous permettent de vous contacter, renseignement nécessaire pour traiter votre demande.
Dans la mesure où l’Ordre recueille vos renseignements personnels à l’aide de témoins de connexions (cookies), afin de vous identifier, de vous localiser ou encore d’effectuer un profilage, cette collecte sera réalisée uniquement si vous consentez à l’activation de ces outils technologiques.
En plus de ces témoins, l’Ordre a également recours à des témoins qui sont dits « nécessaires » ou « strictement nécessaires » au fonctionnement de notre site Web et qui ne peuvent donc pas être désactivés
3.2 Finalité de la collecte et moyens par lesquels nous recueillons des renseignements personnels
L’Ordre recueille vos renseignements personnels pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous
- Contrôler l’exercice de la profession;
- Assurer la conformité des membres de l’Ordre avec les normes de formation continue;
- Gérer l’admission continue des candidats à la profession, y compris le paiement des frais d’admission;
- Mener des enquêtes disciplinaires, de la conciliation, de l’arbitrage de comptes d’honoraires et des audiences;
- Inspecter les membres afin de vérifier leurs compétences professionnelles;
- Évaluer la compétence des membres et mettre en œuvre des normes de pratique;
- Répondre à une demande, fournir un bien ou un service;
- Évaluer et administrer les demandes de délivrance de permis d’exercice et d’inscription (ou de réintégration) au Tableau de l’Ordre, incluant l’évaluation des diplômes et formation à des fins d’équivalence
- Recevoir, gérer et traiter les demandes d’information, les demandes d’accès ou les plaintes;
- Produire des statistiques, des études et des recherches;
- Pour exploiter, maintenir, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités du site Web, fournir les services et l’information que vous demandez, répondre aux commentaires et aux questions et fournir du soutien aux utilisateurs du site Web;
- Sous réserve de votre consentement, comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences des utilisateurs de notre site Web;
- Pour vous transmettre des communications, notamment à des fins réglementaires, en conformité avec la loi applicable.
- Contrôler l’exercice de la profession;
3.3 Moyens par lesquels vos renseignements personnels sont recueillis
L’Ordre recueille vos renseignements personnels par les biais suivants : site Internet, courriel, témoins de connexion dits « essentiels », plateformes de nos fournisseurs externes.
3.4 Consentement
En visitant notre site Internet ou encore en nous fournissant des renseignements personnels (par courriel, en remplissant un de nos formulaires en ligne, par téléphone, par nos réseaux sociaux), l’Ordre considère que vous consentez à la cueillette de ceux-ci, mais aussi à leur utilisation et à leur communication aux fins mentionnées ci-dessus.
Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels déjà collectés par l’Ordre. Vous pouvez exercer votre droit soit en accédant à votre dossier membre, soit en communiquant avec nous à l’adresse dirgen@ogq.qc.ca
Le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services.
Par ailleurs, lorsque l’Ordre utilise ou communique des renseignements personnels sensibles, nous vous demanderons de manifester de façon formelle votre consentement.
3.5 Utilisation et Communication
En aucun cas, l’Ordre n’utilise ni ne communique vos renseignements personnels sans votre consentement. Toutefois, en certaines circonstances, l’Ordre peut être tenu de communiquer vos renseignements personnels, sans votre consentement, aux autorités qui ont le droit de les exiger, pour se conformer à toute ordonnance d’un tribunal ou encore si nous croyons que la communication est nécessaire en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée ou encore pour prévenir un acte de violence, dont un suicide.
3.6 Conservation des renseignements personnels
L’Ordre conserve vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente pour répondre aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées.
En général vos renseignements personnels sont traités et hébergés au Québec. Toutefois, dans le cas, où ceux-ci seraient communiqués ou hébergés à l’extérieur, l’Ordre s’assure que vos renseignements personnels sont protégés de manière adéquate et que le transfert est prévu par entente.
3.7 Mesures de sécurité
L’Ordre protège vos renseignements personnels par des mesures de sécurité (physiques, techniques ou administratives) appropriées à la nature de ceux-ci et ce, afin d’éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.
Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels prennent les mesures pour assurer le caractère confidentiel des renseignements que nous lui confions et qu’ils ne les utilisent que pour les fins prévues à l’entente conclue avec lui.
3.8 Accès et rectification à vos renseignements personnels
Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci.
De plus, vous pouvez soumettre une demande :
- d’accès à vos renseignements personnels;
- de rectification de vos renseignements personnels;
- de retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels;
- de cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, de désindexation;
Pour ce faire, veuillez vous adresser à : dirgen@ogq.qc.ca
3.9 Porter plainte
Nous reconnaissons l’importance de protéger vos renseignements personnels. Advenant le cas où vous souhaitez déposer une plainte quant à la protection que l’Ordre accorde aux renseignements personnels qu’il détient, vous pouvez le faire en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à : dirgen@ogq.qc.ca
3.10 Nous contacter
Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant à : dirgen@ogq.qc.ca
DESCRIPTION DES PROCÉDURES
L’Ordre désigne une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Il s’agit de Jean-François Bouchard, directeur général et secrétaire. La politique ainsi que les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels doivent être affichées sur le site internet et le portail de l’Ordre.
RÉVISION ET MISE À JOUR
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique à tout moment. Toute modification sera publiée sur notre site web avec la date d’entrée en vigueur mise à jour.
